1. Le stazioni appaltanti o gli enti concedenti conservano le informazioni appropriate relative a ogni appalto o accordo quadro disciplinato dal codice e ogniqualvolta sia istituito un sistema dinamico di acquisizione. Tali informazioni sono sufficienti a consentire loro, in una fase successiva, di giustificare le decisioni riguardanti:
a) la qualificazione e la selezione degli operatori economici e l’aggiudicazione degli appalti;
b) l’utilizzazione di procedure negoziate non precedute da una gara a norma dell’articolo 76;
c) la mancata applicazione delle disposizioni sulle tecniche e strumenti per gli appalti e strumenti digitali e aggregati e delle disposizioni sullo svolgimento delle procedure di scelta del contraente del presente codice, in virtù delle deroghe ivi previste;
d) se del caso, le ragioni per le quali per la trasmissione in via digitale sono stati usati mezzi di comunicazione diversi dai mezzi digitali.

2. Se l’avviso di aggiudicazione dell’appalto stilato a norma dell’articolo 111 o dell’articolo 127, comma 3, contiene le informazioni richieste dal comma 1, le stazioni appaltanti o gli enti concedenti possono fare riferimento a tale avviso.

3. Le stazioni appaltanti o gli enti concedenti documentano lo svolgimento di tutte le procedure di aggiudicazione, indipendentemente dal fatto che esse siano condotte con mezzi digitali o meno. A tale scopo, garantiscono la conservazione di una documentazione sufficiente a giustificare decisioni adottate in tutte le fasi della procedura di appalto, in particolare la documentazione relativa alle comunicazioni con gli operatori economici e le deliberazioni interne, la preparazione dei documenti di gara, il dialogo o la negoziazione se previsti, la selezione e l’aggiudicazione dell’appalto. La documentazione è conservata per almeno cinque anni a partire dalla data di aggiudicazione dell’appalto, oppure, in caso di pendenza di una controversia, fino al passaggio in giudicato della relativa sentenza.

4. Le informazioni o la documentazione o i principali elementi sono comunicati alla Cabina di regia di cui all’articolo 221, per l’eventuale successiva comunicazione alla Commissione europea o alle autorità, agli organismi o alle strutture competenti.